Assemblée annuelle de 2021

La santé et la sécurité de nos membres sont notre priorité. Compte tenu des directives et des restrictions en matière de santé publique, nous estimons qu’il serait impossible de rassembler des centaines de personnes dans les salles de conférence d’hôtels pendant plusieurs jours sans risquer la santé et la sécurité de nos membres et des collectivités qui nous entourent.

Veuillez noter que seuls les membres de l’Association et les invités spéciaux peuvent s’inscrire à la conférence et à l’assemblée annuelle virtuelles. Les inscriptions qui ne répondent pas à cette exigence seront rejetées à l’étape de vérification.

Tous les renseignements se trouvent sur notre site Web à www.apegnb.com/fr/aga2021/. Si vous souhaitez avoir des détails en particulier ou de l’information sur les séances, ou si vous voulez consulter le rapport annuel, tout se trouve sur le site Web.   

La conférence comprendra des éléments « traditionnels », comme l’assemblée annuelle, la remise des prix et le perfectionnement professionnel (PP). La conférence se déroulera sur quatre jours, l’assemblée annuelle ayant lieu le vendredi 19 février 2021.  Les séances de PP se dérouleront du 16 au 18 février 2021.

Seuls les membres qui se sont préinscrits avant la date limite et dont le statut a été vérifié auront accès à la conférence et à l’assemblée annuelle virtuelles ainsi qu’aux procédures de vote électronique.

Un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent muni d’une caméra, d’un microphone et d’un accès à Internet (de préférence à haute vitesse).

Nous avons fait appel à deux fournisseurs distincts pour les événements de la semaine du 16 au 19 février 2021.

Encore Canada gérera les ateliers de PP avec inscription par l’entremise de EventBrite à https://congres_aignb2021.eventbrite.ca

ClearPicture (www.clearpicture.com/) gérera l’assemblée annuelle, ainsi que l’inscription.

Ces fournisseurs offrent une solution Web qui ne nécessite aucun téléchargement de logiciel pour y accéder.

La technologie Web comporte un coût et la gestion d’une conférence de cette taille nous oblige à faire appel à des entreprises de technologie expérimentées. Nous avons retenu les services de la compagnie Encore pour fournir la plateforme et du soutien technologique. Les frais de conférence aident l’AIGNB à couvrir ces coûts. Puisque les membres n’auront pas à payer les frais de déplacement et d’hôtel cette année, nous espérons que, dans l’ensemble, le coût total de la participation à la conférence sera beaucoup moins élevé cette année pour tout le monde.

Nous accepterons toutes les annulations et rembourserons les frais jusqu’au 12 février 2021. Veuillez noter que les frais de traitement engagés par Eventbrite ne sont pas remboursables.

Vous pouvez vous inscrire à l’avance en vous rendant sur le site de l’Association et en cliquant sur le lien www.apegnb.com/fr/aga2021/. L’inscription hâtive se termine le 29 janvier 2021.

Pour les personnes qui se préinscrivent au plus tard à cette date, leur nom sera inscrit au tirage d’un iPad offert par l’AIGNB. Deux tirages auront lieu et vous devez être une personne inscrite active pour gagner.

Veuillez noter que les courriels pour les séances de PP viendront de l’adresse électronique suivante : canada@chime.live et contiendront vos identifiants de connexion de PP. Si le courriel ne se rend pas à votre boîte de réception, vérifiez votre dossier de courrier indésirable et assurez-vous que cette adresse est bien indiquée comme étant « sûre ».

Pour vous inscrire, rendez-vous à www.apegnb.com/fr/aga2021/.

Suivez les liens d’inscription aux séances de PP par l’entremise d’EventBrite.

Si vous comptez participer à une ou plusieurs séances de PP, sélectionnez cette option (on vous demandera de sélectionner vos séances en particulier en tant qu’ajouts [Add-Ons]). Notez que des frais sont associés à la trousse de PP.

Si vous souhaitez assister à l’assemblée annuelle virtuelle, sélectionnez cette option.

Fournissez les renseignements demandés et après avoir vérifié vos données et vous être assuré de leur exactitude, cliquez sur le bouton Submit (soumettre). Vous recevrez alors un courriel confirmant votre inscription.

Note : Si vous ne recevez pas d’accusé de réception par courrier électronique après votre inscription, cela signifie que vous n’avez pas réussi à vous inscrire. Veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable ou de pourriels, ou réessayer.

Un lien vers des événements en particulier vous sera envoyé une fois que votre inscription aura été confirmée.   

Veuillez noter que le courriel pour l’assemblée annuelle proviendra de ClearPicture.

Les membres authentifiés recevront deux courriels de nos partenaires technologiques (ClearPicture par vote@clearpicturevote.com) de la manière suivante :

Le courriel contiendra :

- un code d’accès unique et aléatoire pour se connecter à l’assemblée;

- un courriel de confirmation du lien sûr la veille de la tenue de l’assemblée annuelle virtuelle.

Un numéro de contact d’urgence et une vérification préalable du milieu sont joints afin de s’assurer que vous disposez d’une connexion sans problème pour participer à l’assemblée annuelle virtuelle.

Les membres authentifiés qui n’ont pas reçu de courriel de confirmation de notre partenaire technologique ClearPicture avant le 15 fev 2021, mais qui se sont inscrits avant cette date et n’ont pas été informés d’une inscription infructueuse doivent contacter notre bureau au 506-458-8083 (entre 9 h et 16 h) ou nous envoyer un courriel à info@apegnb.com.

Si vous n’avez pas reçu un courriel de notre partenaire technologique ClearPicture indiquant votre statut avant le 15 février 2021 à 17 h, votre accès aux délibérations de l’assemblée annuelle virtuelle n’a pas été vérifié. Veuillez nous contacter au 506-458-8083 (entre 9 h et 16 h) ou par courriel à info@apegnb.com si vous avez besoin d’aide.

Les membres qui se sont préinscrits à l’assemblée annuelle virtuelle et qui sont authentifiés selon le processus de vérification de l’Association recevront un lien sûr pour accéder aux délibérations de l’assemblée annuelle virtuelle.

Avant la tenue de l’assemblée annuelle virtuelle, les membres peuvent soumettre des questions relatives au Rapport annuel 2020 à une adresse de courriel réservée aux affaires de l’AGA (questions@apegnb.com). La présidente, la chef de direction ou d’autres membres du personnel (à la discrétion de la présidente) y répondront et ces réponses seront mises à la disposition de tous les membres au moyen d’un document qui peut être téléchargé.

Vous pouvez également poser des questions pertinentes lors de l’assemblée annuelle virtuelle en soi au moyen du clavardage, fonction qui sera ouverte à tous et à toutes au moment approprié, pendant la période de questions et réponses.

Oui, l’assemblée annuelle virtuelle et la plateforme de vote électronique sont gérées par une authentification de sécurité.

En outre, ClearPicture et Encore utilisent leurs propres réseaux de communication sécurisés exclusifs comprenant des composants d’accès des membres, de diffusion en direct et de vote électronique au sein de la même plateforme intégrée.

Les ateliers de PP sont proposés dans la langue des présentateurs, sans interprétation simultanée. Nous avons fait de notre mieux pour offrir un certain contenu en français.

Pour l’assemblée générale annuelle, nous offrons les services d’un interprète professionnel tiers qui traduira de l’anglais au français.    

La plateforme ClearPicture comporte une sélection de langues dans les réglages pour permettre aux participants de choisir la diffusion audio (anglais ou français).

Vous pouvez envoyer vos questions à l’avance par courriel à questions@apegnb.com. Vos questions doivent nous parvenir avant le 12 février 2021. Étant donné que nous n’aborderons que les affaires à l’horaire de l’assemblée annuelle, seules les questions importantes et pertinentes relatives au Rapport annuel 2020 et aux autres points de l’ordre du jour de l’assemblée annuelle, tels que définis dans l’avis de convocation, seront traitées.

Vous pouvez également poser des questions pertinentes lors de l’assemblée annuelle virtuelle en soi au moyen du clavardage, fonction qui sera ouverte à tous et à toutes au moment approprié, pendant la période de questions et réponses. Toutefois, les questions affichées seront modérées avant d’être transmises à la présidente ou au président d’assemblée.

Les réponses aux questions qui n’ont pas pu être traitées lors de l’assemblée annuelle seront téléchargées et publiées sur le site Web de l’Association dans les trente jours suivant la tenue de l’assemblée.

Oui. Veuillez fournir ce qui suit :

• votre nom complet, comme indiqué dans votre compte de l’AIGNB;   
• votre adresse de courriel, telle qu’elle figure dans les dossiers de l’AIGNB;   
• votre numéro de membre.

Nous ne pourrons pas répondre à vos questions si nous ne sommes pas en mesure de vérifier votre statut de membre.   

Les participantes et participants à l’assemblée annuelle virtuelle pourront voter au moyen de la même plateforme intégrée. Les procédures de vote électronique seront offertes à tous les participants inscrits quand ils se connecteront à l’assemblée annuelle virtuelle.

Oui, la présidente ou le président d’assemblée annoncera les résultats du vote global sous forme de résumé et pourra choisir de révéler les détails de la composante de vote électronique à sa discrétion.

Veuillez communiquer avec la chef de la direction, Lia Daborn,